We hebben veel documenten. Hoe kunnen we die zo lean mogelijk maken om het ganse systeem beheersbaar te houden? 

Je kan op twee pistes werken: 

• Je kan de documenten zelf zo compact en duidelijk mogelijk maken, zonder overbodige of dubbele vermeldingen. Wij zien heel vaak dubbele vermeldingen op documenten, bv een versienummer én een versiedatum én een code die de versie ook nog eens bevat. Dat is een vorm van verspilling, en het verhoogt ook nog eens de kans op fouten.

• Je kan werken op de bewaring en terugvindbaarheid van de documenten, dus op het documentbeheer. Daarin kan 5S een leidraad zijn voor een verstandige aanpak. 

De wetgeving geeft geen expliciete basiskit weer aan documenten, maar speelt vooral op aantoonbaarheid. 

Wetgeving omvat eigenlijk geen aspecten van documentbeheer, ook al worden er in wetgeving best veel verplichte documenten vastgelegd (en afhankelijk van het type wetgeving gebeurt dat meer of minder gedetailleerd en voorschrijvend).  

Voor aspecten van beheer van documenten vormen managementsysteemnormen zoals ISO 9001 een betere inspiratie. Nog meer dan in wetgeving is overigens bij managementsystemen aantoonbaarheid dé reden bij uitstek om documenten te hebben. 

Wat als je beheersysteem (bij ons Efficy) niet gebaseerd is op een mappenstructuur, maar op "links"?  

In dat geval ga je ook op zoek naar de eenvoudigste manier om met behulp van die functionaliteit je documenten terug te vinden, ook al is het dan niet via de klassieke mappenstructuur zoals we die allemaal kennen. In bijvoorbeeld de huidige Microsoft Sharepoint- en Teams-omgevingen kan ook gekozen worden om af te stappen van de klassieke mappenstructuur. Ook daar speelt de uitdaging om je documenten dan te ontsluiten op een gestructureerde manier, aangepast aan de omgeving. 

Is het aangeraden om een underscore teken te gebruiken om in de naamgeving van de woorden en of cijfers te scheiden ipv spaties. 

In vroegere jaren konden computers nog niet om met spaties in namen van documenten. Van toen dateert de gewoonte om underscores of liggende streepjes te gebruiken in naamgeving, om zo de illusie van een spatie te behouden. Vandaag hoeft het niet meer om die reden, maar de gewoonte is er wel ingebleven om dat toch te doen.  

Let wel op met overmatig gebruik van underscores. Op je toetsenbord is een underscore een handeling meer. 20210316 of zelfs 2020-03-16 intypen gaat dus net ietsje vlotter dan 2021_03_16. Dat lijkt futiel, maar als het over honderden of duizenden documenten gaat, en over vele mensen die je daarin moet meekrijgen, dan kan dat toch al beginnen tellen. 

Wat je bijvoorbeeld kan doen bij een document met een datum en daarna woorden in de naam, is de datum vast aan elkaar zetten, daarna een underscore voor de duidelijkheid en daarna de diverse woorden in de naam van het document van elkaar scheiden met spaties. 

Dus niet “20201118webinardocumentbeheeren5S.docx” (niet duidelijk genoeg). 

En ook niet “2020_11_18_webinar_documentbeheer_en_5S.docx” (teveel werk) 

Wel “20201118_Webinar documentbeheer en 5S.docx” (net het goede evenwicht tussen inspanning en duidelijkheid). 

Hoe ga je om met (wettelijke) bewaartermijnen voor verschillende documenten? 

Wettelijke bewaartermijnen spelen een rol bij een aantal types van documenten, bv medewerkersdossiers, medische dossiers van werknemers, of documenten die met een product te maken hebben dat aan waarborg is onderworpen. Voor die categorie zal je moeten zoeken naar een manier om te borgen dat documenten niet te vroeg verwijderd of weggegooid worden. De klassieke benadering in archiefruimtes waar je vermeld “mag weggegooid worden op 1/1/yyyy” kan hier ook werken als het om een groep samen bewaarde documenten gaat. Een andere benadering is om een jaarlijkse gewoonte te maken van het verwijderen van documenten die je niet langer hoeft te bewaren. Je kan daarvoor een checklistje maken ter herinnering. 

Bij het gros van de overige documenten is geen wettelijke bewaartermijn vastgelegd. Vroeger, bij papieren documenten werden die weggegooid “als de map vol was” of “als de kast vol was”, of nog “als de archiefruimte vol was”. Serverruimte raakt niet zo makkelijk vol als een map, kast, of archiefruimte. Maar ze kost wel geld, en daar valt nog winst te behalen in veel bedrijven. Heel wat IT-diensten zullen je dankbaar zijn als je er in slaagt om op een structurele manier de gebruikte serverruimte onder controle te krijgen. 

LAATSTE BLOGS IN DIT TOPIC

Lees meer over dit thema in de gratis download 5S en documentbeheer.