Het CPBW: doe dit (niet). Echt. - (37 do's en don'ts).
In mijn 12-jarige carrière als preventieadviseur heb ik ongeveer 160 CPBW-vergaderingen bijgewoond, meestal in mijn wettelijke rol als verslaggever.
Tijdens al die vergaderingen heb ik veel moois gezien…
…constructieve en goed ingelichte werknemersafgevaardigden…
…correcte en kordate voorzitters…
…empathische en luisterbereide werkgeversafgevaardigden…
…tot in de puntjes voorbereide collega-preventieadviseurs…
…discussies en argumenten ad rem…
…bereidheid om fouten toe te geven…
…bereidheid om de “andere kant van de tafel” een pluim op de hoed te steken…
…de wil om samen tot oplossingen te komen…
… enz (jaja, er is zelfs een enzovoort).
Je hoort me al komen.
Want, jawel. Ook de andere kant van de medaille heb ik gezien:
…passief-agressieve en onwetende werknemersafgevaardigden…
…voorzitters zonder gezag of notie van time management…
…werkgeversafgevaardigden zonder interesse en dus druk bezig op hun laptop/tablet/smartphone…
…collega-preventieadviseurs die zich niet beperken tot de essentie en praktisch niet haalbare oplossingen voorstellen..
…argumenten ad hominem*…
…elkaar vliegen afvangen…
…koehandel tussen CPBW en OR…
…enz. (jammer genoeg ook hier een enzovoort)
Deze reeks do’s en don’ts i.v.m. het CPBW is het voorlopige eindresultaat.
Voorzitters
DO!
Houd je aan de agenda!
Antwoord niet op een vraag waar je het antwoord niet meteen op weet. Stel uit naar de volgende vergadering
Vat een discussie samen in een conclusie, of parafraseer de verschillende standpunten en vraag of dit correct is. Vertaal dit naar acties met verantwoordelijken en deadlines.
Maak duidelijke afspraken over de beoogde maximale duur van de vergadering
Maak duidelijke afspraken over het gebruik van laptop/tablet/smartphone tijdens vergaderingen en dwing deze af, ook als het gaat over collega-managers of -directeurs
Wijs niet-welzijnsgerelateerde agendapunten af.
Grijp in als er een langdurige discussie ontstaat tussen enkele aanwezigen
DON’T!
Laat CPBW-leden tijdens de vergadering nieuwe punten toevoegen
Antwoord meteen op elke extra vraag die wordt gesteld, ook al ben je niet zeker of dit correct is. Je wilt toch niet bekend staan als niet-deskundig of niet op de hoogte!
Ga over naar het volgende punt zonder een conclusie te trekken en zonder een bepaalde actie aan iemand toe te wijzen tegen een bepaalde datum.
Stel geen einduur voor. We nemen de tijd die we nodig hebben, toch?
Laat iedereen vrij om digitale toestellen te gebruiken, grijp vooral niet in want je wil toch geen zeurpiet zijn?
Laat elk agendapunt toe. Je wil niet bekend staan als onverdraagzame werkgever die mensen beknot in hun meningsuiting!
Laat iedereen altijd uitspreken. Wie deze discussie niet wil volgen, kan altijd een koffietje halen, toch?
Werkgeversafgevaardigde
DO
Luister en toon interesse en empathie voor wat werknemersafgevaardigden te zeggen hebben
Bereid je grondig voor als één van de agendapunten tot jouw bevoegdheid behoort. Zo toon je respect voor de andere kant van de tafel.
DON’T !
Wees de Chinese vrijwilliger en schaam je daar niet voor. Toch niet jouw fout dat er geen andere “vrijwilligers” werden gevonden?
Antwoord: “ik zal het eens navragen” en hoop dat het spontaan van de agenda verdwijnt.
Werknemersafgevaardigde
DO
Wees geïnformeerd! Volg bijscholingen bij je vakorganisatie, vraag om toelichting aan de preventieadviseur enz.
Vertolk zoveel mogelijk problemen en uitdagingen die al jouw collega’s ondervinden. D.w.z. issues die iedereen parten spelen
Zet alleen welzijnskwesties op de agenda.
DON’T
Bijscholing is niet nodig. Als werknemersafgevaardigde telt je mening, toch? Ook als het gaat om een buikgevoel.
Beperk je tot de onvrede op je eigen afdeling of naaste collega’s. Zo kan je punten scoren, toch?
Zet alle mogelijke onderwerpen op de agenda, zelfs al hebben ze maar zijdelings met welzijn te maken (b.v. de kwaliteit van de koffie). Dat is je recht, toch?
Preventieadviseur
DO
Vertel alleen wat relevant is voor het publiek, wat ze kunnen begrijpen en willen weten.
Wees pragmatisch: toon begrip voor de beperkingen die in de praktijk gelden, voor de realiteit van je collega’s op de werkvloer.
Maak een beknopt, vlot leesbaar verslag, vat discussies samen tot de uiteindelijke standpunten van de partijen en de conclusie i.v.m. te ondernemen acties. Trek desnoods zelf je conclusie en vraag de aanwezigen of ze akkoord zijn.
DON’T
Geef een uitgebreide uitleg met veel verwijzingen naar de wetgeving.
Stel je dogmatisch op: “throw the book”, de wet is de wet! Niet jouw probleem als dit praktisch niet haalbaar is…
Geef letterlijk weer wat iedereen zegt, met naam en toenaam. Als er geen duidelijk standpunt of conclusie is, valt er niets te noteren. De volgende vergadering zien we wel weer.
Voor iedereen
DO
Houd CPBW en OR uit elkaar!
Houd het punt “varia” of “rondvraag” op het einde van het CPBW zo kort mogelijk; zet het nieuwe punt desnoods op de agenda van een volgende vergadering.
Nog beter: schaf het punt “varia” af. Of vervang het door “Agendapunten voor de volgende vergadering
Argumenteer inhoudelijk. Stoffeer je verhaal met feiten, cijfers enz.
DON’T
Bedrijf koehandel tussen CPBW en OR. Krijg je geen gelijk op punt X in de OR? Ga dan dwarsliggen in het CPBW en omgekeerd
Laat alle tijd en ruimte om op het einde van de vergadering er nog een uurtje aan te breien…
Speel op de man of de functie. De “stoute bazen” en “vervelende vakbonders” moeten maar tegen een stootje kunnen, niet waar?
Mijn persoonlijke, niet-exhaustieve versie he, wijs me gerust terecht, of vul aan in de comments 😊.
*Ad hominem = op de man spelen
