Een grondige schoonmaakbeurt in je documentbeheersysteem

Al eens stilgestaan bij het aantal documenten dat je hebt?

Over de jaren heen creëren we documenten (formulieren, instructies, procedures,…) omdat ze op dat ogenblik en voor dat bepaald proces kunnen gebruikt worden.

Maar zijn al deze documenten nog wel relevant (in hun huidige vorm)?

Als je daaraan twijfelt, is het ogenblik ongetwijfeld aangebroken voor de volgende denkoefening.

Creëer een documentlijst of overzicht (of neem je bestaande inventaris erbij) en stel jezelf telkens de volgende vragen…

Gevolg?

Heb je in je lijst documenten die, als ze geschrapt zouden worden, geen enkel gevolg hebben voor het verloop van een proces? Deze documenten kunnen weg.

Wie?

Zijn er documenten die wel door iemand gebruikt worden, maar die eigenlijk geen toegevoegde waarde lijken te hebben aan een bedrijfsproces? Deze documenten kunnen misschien weg. In overleg met degene die ze vandaag wel nog gebruikt, uiteraard.

Waar en wanneer?

Bedenk ‘Waar’ (fysieke plaats in het proces) en ‘Wanneer’ (op welk moment in je proces) documenten gebruikt worden.

Kijk of er documenten zijn die bij een bepaald proces op hetzelfde moment worden gebruikt.

Ga na of het mogelijk is om deze bij elkaar samen te voegen.

Wat?

Sta even stil bij efficiëntie. Wordt een document op het juiste moment gebruikt of op de juiste plaats gebruikt? In sommige gevallen worden documenten van de ene persoon naar de andere gebracht, omdat iemand punt A moet invullen en een ander punt B. Is het dan misschien efficiënter om het proces aan te passen en de registraties op 1 plaats of door 1 persoon te laten doen?

Uitzonderingen zijn die activiteiten die echt door verschillende personen moeten gebeuren, zoals financiële goedkeuringen.

Hoe?

Denk na over digitalisering. Misschien kunnen bepaalde registraties beter in een database ingegeven worden dan op een papier. Ga daarbij kijken wat er gebeurt met registratiedocumenten. Als deze registraties na manueel invullen op papieren versie door een derde persoon in een database worden overgeschreven, kun je je de vraag stellen of het mogelijk is deze stap over te slaan en de registraties meteen in een database in te geven (mits al dan niet controle van de derde persoon in kwestie na registratie).

Waarom?

Stel de vraag waarom een document wordt gebruikt.
- Omdat het nodig is ter controle?
- Omdat het uit gewoonte of historisch gebruik nog steeds aanwezig is?
- Omdat ‘een norm’ het vraagt?
- Omdat bepaalde gegevens van cruciaal belang zijn voor een proces?

Wacht niet tot iemand anders het doet. Begin er al aan. Vandaag.

LAATSTE BLOGS IN DIT TOPIC

Featured