Je kan met de Lean-filosofie heel wat verbetering in je processen bewerkstelligen.

Door systematisch een stukje van een proces af te lopen en er de achtereenvolgende stappen op toe te passen, kom je in 5 stappen tot een duidelijke verbetering.

DMAIC is de link naar Six Sigma die vanuit de laatste stap kan gelegd worden.

1. Definieer waarde vanuit klantperspectief

Bepaal de klantenwaarde: definieer je VOC (Voice of the Customer):

wat vindt je klant waardevol?
wat zijn de elementen die hij echt wil?
waarvoor is hij bereid te betalen?

2. Identificeer de waardestromen in je organisatie of proces en elimineer verspillingen

Breng de stappen van het proces in kaart in voldoende detail om er verbetering in te kunnen aanbrengen: hiervoor zijn meerdere opties, afhankelijk van de effort die je er wil insteken.

Als snel, eenvoudig alternatief is een SIPOC prima. In 5 kolommen breng je voor je proces in kaart:

wie je klant is (Supplier)
welke Input die aanlevert
wat de Processtappen zijn, en hun onderliggende activiteiten
welke Output afgeleverd wordt
wie de klant is voor deze output (Client)

Of, nog beter, gebruik een VSM (Value Stream Map). Daarop breng je niet alleen de processtappen in kaart, maar verzamel je ook data eromheen, zoals doorlooptijden, gebruikte middelen, of de informatiestroom. Dit is wat arbeidsintensiever om op te stellen, maar je haalt er natuurlijk ook een stuk meer uit achteraf. Je ziet er bijvoorbeeld precies op waar de bottleneck in je proces zit, de traagste stap. Die stap waar alle anderen zich naar moeten schikken.

Op deze SIPOC of VSM kaart kan je nu perfect aanduiden welke activiteiten waarde hebben en welke niet.

a. Value Add activiteiten: dit zijn de activiteiten die waarde creëren voor je klant

b. Non Value Add-activiteiten: activiteiten die geen waarde toevoegen voor de klant

c. Enabling Value Add-activiteiten: activiteiten die op zich geen waarde toevoegen voor de klant, maar die je toch moet uitvoeren omwille van (bijvoorbeeld) wettelijke verplichtingen

Et voilà, de basis voor verbeteringen is gelegd.

Non Value Add-activiteit kan je bij de eerste de beste gelegenheid schrappen.

Enabling Value Add-activiteiten moeten nu eenmaal blijven, maar je tracht ze zoveel mogelijk te minimaliseren.

Merk op dat de grootste winst dus te behalen valt door te werken op die activiteiten die geen waarde toevoegen. Op die manier worden de activiteiten die wel waarde toevoegen des te meer in de verf gezet.

3. Creëer Flow waar mogelijk

Flow staat voor de manier waarop het werk doorheen het proces “stroomt”.

Ideaal is one piece flow, dat zou willen zeggen dat in elk stadium van het proces op precies 1 product (of dienst) gewerkt wordt, en dat ze telkens netjes allemaal tegelijk doorschuiven naar de volgende stap in het proces.

Dit is een concept dat tegen onze intuïtie in gaat.

Ergens zijn we allemaal vergiftigd met de gedachte dat een proces sneller gaat als er in batches gewerkt wordt. Eerst een stapeltje werk afwerken, en dat dan naar de volgende stap brengen.

En soms is dat ook de minst slechte oplossing.

We brengen onze wenskaarten met Kerst niet 1 voor 1 naar het postkantoor telkens we er eentje geschreven hebben.

Maar je gaat ze wel sneller klaar hebben om naar het postkantoor te vertrekken als je ze één voor één helemaal afwerkt. Schrijven, in de omslag steken, omslag dichtplakken, adres op de omslag en zegel op de omslag. Probeer het gerust zelf uit.

Deze filmpjes maken duidelijk op welke manier one piece flow het proces sneller laat lopen:

4. Van Push naar Pull

In plaats van als producent/uitvoerder van activiteiten de activiteit uit te voeren en daarna door te duwen (Push) naar de volgende stap, geeft het Pull-principe net aan dat we pas met produceren starten op het ogenblik dat er een vraag is van de volgende stap. De vraag van de klant zal de laatste processtap in werking zetten, en zo met terugwerkende kracht ook de eerdere processtappen, zodat die optimaal kunnen aanleveren aan elkaar, zonder (overdreven) voorraad tussen de stappen in.

En voor degenen die nu denken dat dat neerkomt op niets doen tot er een klant voorbijkomt.

Think again!

Pull betekent dat je je proces precies afstemt op wat er op het einde van verwacht wordt.

Als je er in stap 3 in geslaagd bent om one piece flow te creëren, dan zal het Pull-principe er nu voor zorgen dat je proces precies is afgestemd op de vraag van de klant.

Ok.

We weten het.

Dat is niet steeds mogelijk.

Dat mag je niet tegenhouden om er naartoe te werken.

En dat brengt ons naadloos bij stap 5.

5. Streef naar perfectie: blijf continu verbeteren

Lees ook de blog Lean (process) Management Q&A

De Lean-benadering is niet een eenmalig oefeningetje. Het moet een gewoonte worden. Je kan deze gewoonte naar keuze op een lossere manier laten verlopen, je kan ze ook strak regisseren (bv via DMAIC en Six Sigma).

Iedereen zou een stukje van zijn (werk)tijd moeten kunnen besteden aan het Lean(er) maken van zijn eigen activiteit.

Het reflecteren over, en werken aan je eigen werk.

Want even afstand nemen laat je toe om te zien waar het beter kan. De Fransen hebben daar een mooie uitdrukking voor.

Reculer pour mieux sauter.

Dus, als het over je werk gaat.

Think again.

And again.

…

LAATSTE BLOGS IN DIT TOPIC

Featured