Ze schoten als paddenstoelen uit de grond bij de start van Corona. Althans, het lijkt wel een beetje zo.
Dat klopt natuurlijk niet. Ze waren al die hele tijd aanwezig, enkel de bereidheid om ze te gebruiken is een heel stuk de hoogte in gegaan.

Veel mensen staan er toch nog een beetje ambivalent tegenover. Ze weten niet of die samenwerkingstools nu een zegen of een vloek zijn. Love them or hate them.

Daarom zetten wij onze favorieten op een rijtje in het webinar “onze favoriete online samenwerkingstools”. We beperkten ons met opzet tot onze favorieten, zodat het behapbaar werd. En dat is natuurlijk slechts een kleine deelverzameling van alle online tools die we gebruiken.

Dit zijn de 4 favorieten die we bespraken tijdens het webinar van 21/04/2021:

Miro
Groupmap
Padlet
Roadmunk (als veelbelovende nieuwkomer, hoewel we hem nog niet volledig hebben kunnen uittesten)

Waarom zijn net deze de favorieten?

Deze zijn de favorieten omdat ze zich op een interessant kruispunt bevinden van een aantal factoren. We kunnen de online tools die we gebruiken voor samenwerking indelen in tools die je synchroon of asynchroon kan gebruiken (dus apart of gelijktijdig). De handigste tools kan je voor beide toepassingen gebruiken.

Als we deze tools ook nog eens indelen volgens het gebruik dat we ervan maken, dan merken we dat we toch wel vooral fan zijn van de tools waar je samenwerkt op een (gemeenschappelijk) canvas, in een meer of minder vast formaat. Dat geldt zeker voor onze eerste drie favorieten.

De vierde (Roadmunk) heeft als specifieke toepassing het opzetten van roadmaps voor projecten, producten of ondernemingen, iets wat een hele klus is om het op een nette manier uit te werken, zonder specifieke plugin of toepassing.

Waarvoor gebruikt Konsilo deze tools vooral?

Enkele voorbeelden van hoe wij onze favorieten gebruiken:

Miro:

Voor het opmaken van coverstories in coverstory-oefeningen (bij het bepalen van visie & strategische doelen)
Voor het opmaken van Value Stream maps
Voor het opmaken van process maps

Groupmap:

Om resultaten van groepsoefeningen tijdens opleidingen te verzamelen en te vergelijken
Bij strategische denksessies met management (missie- & visiebepaling)
Om feedback te verzamelen uit klankbordgroepen over lopende projecten
Voor stemmingen over topics

Padlet:

Als wall om vragen te verzamelen voorafgaand aan een opleiding

Roadmunk:

Voor het uitwerken van de road map bij de implementatie van een meerjarenproject

Q&A bij het webinar Online samenwerkingstools

“Is Padlet makkelijker voor gebruikers die het nog niet kennen dan Miro? Ik gebruik Miro vaak, en zie niet direct waarom Padlet dan nog nodig is, maar misschien is er toch een voordeel van Padlet?”

Miro is een oneindig canvas, waar je in alle vrijheid op diverse plaatsen items kan toevoegen en opbouwen. Padlet heeft een vastere structuur, is meer een contact wall. Miro kan wat overweldigend zijn als je meerdere plaatsen op een uitgestrekt canvas gebruikt. Om deelnemers van een opleiding of meeting te “sturen”, kan een strakkere omgeving handig zijn.

In die zin is Padlet (of Groupmap) niet zozeer gemakkelijker in gebruik, maar wel eenvoudiger om er in te navigeren en er je weg in te vinden.

“Hoe lang is tijdelijk (vraag ivm de gratis versies)?”

De trial periode van Groupmap en Roadmunk bedraagt voor beide 14 dagen.

Met de gratis versie van Padlet kan je (onbeperkt in de tijd) tot 3 Padlets opzetten.

Met de gratis versie van Miro kan je (onbeperkt in de tijd) tot 3 boards opzetten.

“Hoe zit het met de privacy van deze tools?”

Vooraleer je een tool bedrijfsbreed uitrolt, of gaat gebruiken voor vertrouwelijke informatie, is dat een vraag waar je terecht even bij stilstaat.

De grotere, verder doorontwikkelde, breder gebruikte tools zullen je daar correcte info over geven. Ook in de tool zelf zal je snel merken of je je gegevens voldoende kan afschermen. Twijfel je? Ga dan voor een andere tool.

“Ik zag Monday.com niet bij de tools voor taakmanagement. Hebben jullie die ooit overwogen?”

Intern binnen Konsilo maken wij gebruik van Todoist, om projecten en taken op te volgen en aan elkaar toe te wijzen, en daar zijn we erg enthousiast over. Met Monday.com hebben we nog niet echt kennisgemaakt, maar de informatie die we er al over zagen passeren, ziet er in ieder geval veelbelovend uit.

Hoe het gebruik van deze tools toevoegen aan de huidige global IT policy in ons bedrijf?

Dat kan een drempel zijn, maar om een aantal redenen kan dat toch meevallen:

Heel wat van deze online samenwerkingstools zijn web based (in elk geval onze favorieten), en vragen geen downloads of installatie, het is net wat betreft downloads en installaties dat veel IT policies een grens trekken.
Daarnaast zijn er naar aanleiding van Corona binnen de meeste bedrijven met strikte IT policies herzieningen geweest van de policy, om het telewerk mogelijk te maken.
Tenslotte zijn heel wat bedrijven, opnieuw naar aanleiding van Corona, zelf ook aan de slag gegaan met online samenwerkingstools.

Wij zien de toekomst alvast rooskleurig in, wat dat betreft.

These tools are here to stay.

LAATSTE BLOGS IN DIT TOPIC