Uitdaging 1: checklists zinvol gebruiken bij de voorbereiding van je audit

Al snel komt tijdens auditopleidingen meestal de vraag of er voor een beginnende auditor een soort van vragen/check lijsten bestaan om een audit te volbrengen.

Er zijn heel wat checklists mogelijk voor het uitvoeren van interne audits. In grote lijnen kan je ze in twee groepen indelen:

Checklists die het proces bewaken (het verloop van voorbereiding, uitboering, afhandeling: deze kan je opmaken aan de hand van jullie eigen (bedrijfs)interne auditprocedure
Checklists voor het inhoudelijk aftoetsen van elementen: deze kan je opmaken aan de hand van de auditcriteria (dus wat waartegenover je gaat auditeren, bv een bepaalde norm of normonderdeel).

Vooral van dit tweede type zal je wel wat voorbeelden online vinden. Let vooral op dat ze zijn afgesteld op jouw kennisniveau. Als je een norm al een beetje kent, kan de inhoudsopgave voldoende houvast zijn als checklist. Voor wie hem weinig tot niet actief kent, zal dat onvoldoende zijn, en zal meer detail nodig zijn.

De meest waardevolle checklists blijven degene die je zelf maakt en die op jouw situatie zijn afgestemd.

Uitdaging 2 : je leidraad volgen en niet van het ene naar het andere onderwerp 'geleid' of 'afgeleid' worden door de geauditeerde.

Het is absoluut een uitdaging om bij je topics te blijven. Het is je rol als auditor inderdaad om te bewaken dat het gesprek relevant blijft, en de topics afhandelt die op je “boodschappenlijstje” (je voorbereiding) zijn aangegeven.

Anderzijds valt er wel de kanttekening te maken dat de volgorde van afhandeling van topics niet per se de volgorde hoeft te zijn die op je voorbereiding staat. Dat betekent dat je als auditor voor een stuk ook in de flow van het gesprek mag/moet meegaan. Zolang de geauditeerde on topic blijft (dus binnen de scope van de audit), mag hij gerust (mee) bepalen in welke volgorde e diverse subtopics aan bod komen.
Die flexibiliteit komt het gesprek ten goede, en laat toe dat je als auditor (en ook als geauditeerde) meer relaxed in de audit kan staan.

Wijkt de geauditeerde echt te ver af, leid hem dan met zachte hand terug naar het subtopic waar je hem graag wil. Bijvoorbeeld door te zeggen “kunnen we nog even teruggaan naar…”, “momentje, ik heb nog een vraagje over…” of iets dergelijks.

Uitdaging 3: een positieve sfeer behouden

Niet eenvoudig om een positieve sfeer te behouden, zeker niet bij een online audit. Je ziet de reacties niet volledig.

Als je het gevoel hebt dat de sfeer niet (meer) goed zit, kan een kleine break soms helpen.
Als je de vinger kan leggen op wat het is dat je doet denken dat de sfeer minder goed is (bv een gefronste gezichtsuitdrukking, veel wegkijken, …), benoem dat dan en vraag of er een bezorgdheid is.

Uitdaging 4: luisteren en noteren tegelijk

Luisteren en noteren tegelijk is voor iedereen een uitdaging. Als je iets niet (meer) zeker weet, omdat je het niet goed noteerde, mag je het uiteraard achteraf nog even navragen. Je kan echter moeilijk nog een volledig subtopic na‐auditen als je het helemaal niet aan bod hebt laten komen.

Je kan ook een punt noteren voor een latere audit, als je iets achteraf niet meer weet of twijfel over hebt. De volgende auditor van dat proces (jijzelf of een ander) zal je dankbaar zijn.

Uitdaging 5: in je rol als auditor blijven

Als auditor auditeer je, en is het niet evident om niet in de rol van coach te stappen. Vooral als echt expliciet gevraagd wordt "Hoe zou ik dit best aanpakken?"?

In principe stap je niet in de rol van coach of beslisser.
Als het gevraagd wordt, kan je wel je mening geven, of voorbeelden geven van wat je elders al hebt gezien, maar steeds erbij vermelden dat de geauditeerde (of zijn/haar leidinggevende) de beslissing neemt.
Als een idee voor maatregel tijdens de audit concreet goed onthaald wordt (of als het vanuit de geauditeerde zelf al kwam), kan dat mee vermeld worden in het verslag (niet als dé maatregel, maar als mogelijke maatregel die tijdens de audit besproken werd). Zo gaat het idee niet verloren.

LAATSTE BLOGS IN DIT TOPIC

Featured