Gezocht: goede takenmanager
Tijdens het live webinar “in 3 stappen naar een lege inbox” werd ons de vraag gesteld “Een goede takenmanager, daar ben ik wel naar op zoek. Ik zet taken nu in mijn outlook-agenda maar merk dat dat toch niet overzichtelijk genoeg is.”
De eerste stap is te weten komen wat je precies verwacht van een takenmanager.
Waar wil je graag meer overzicht over?
Wat voor soort taken wil je erin kwijt?
Moet hij enkel jou bedienen, of ga je er ook in samenwerken?
Wil je hem ook vanop je GSM kunnen voeden en bewerken, of is dat niet nodig?
…
Het is verleidelijk om veel tijd te steken in het zoeken naar een goede takenmanager. De waarheid is dat dat niet veel toegevoegde waarde heeft zolang je je eigen systeem en persoonlijke organisatie niet helder hebt voor jezelf.
Eens je een systeem/benadering hebt gekozen voor je persoonlijke organisatie, zal je merken dat de meeste takenmanagers (gaande van een ouderwets atomaschriftje tot de modernste apps met veel toeters en bellen) zich daar prima op laten organiseren. En als een bepaalde takenmanager je niet (meer) bevalt, zal je beter weten waarom en zal je precies weten wat je zoekt in een nieuwe.
Heb je nog geen persoonlijke organisatiesysteem, verdiep je dan daar eerder eerst in. Intussen is het niet slecht om even (bv een week of enkele weken) naar de basis terug te gaan, en je taken op papier bij te houden en te schrappen als ze zijn afgewerkt.
Zelf zijn we bij Konsilo fan van de applicatie Todoist. We zijn samen ontzettend productief geworden sinds het gebruik ervan, ook al behouden we op de achtergrond elk onze eigen manier om er mee om te gaan. Zelf ben ik een GTD-adept (GTD staat voor Getting Things Done, van David Allen), en Todoist laat zich daar prima op organiseren zonder dat de anderen in het team ook per se dezelfde denktrant moeten volgen.
Je kan gebruikmaken van filters, tags en prioriteiten-vlaggetjes, en opmerkingen aan taken toevoegen. En als je met een team samenwerkt, kan je afspreken wat elke prioriteit betekent. Je kan dan ook taken aanmaken in hetzelfde 'project' zodat jullie elkaar taken kunnen toewijzen en jullie kunnen zien wat er is afgewerkt, zonder elkaar te hoeven 'storen'. Dit heeft heel wat intern mailverkeer weggehaald binnen Konsilo.
Wat dan weer op zijn beurt een bijdrage is aan die lege inbox waar we allemaal van dromen.
Omdat we zelf zo enthousiast zijn over Todoist, gaan we zelfs een stapje verder.
Via deze link kan je meteen een account aanmaken om de gratis versie van Todoist te testen.
En via deze link krijg je twee maanden gratis toegang tot Todoist Pro.
PS. We zijn zo enthousiast over Todoist dat we er zelf ook coachingsessies rond geven. Dus als je graag ondersteuning wil bij het invoeren van Todoist, voor jou persoonlijk of voor je team, geef dan een seintje.